Vị trí, chức năng:
1. Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là tổ chức thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là Chủ tịch Viện) trong công tác chỉ đạo, điều hành, tổ chức các hoạt động chung của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là Viện Hàn lâm), thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Viện Hàn lâm về các mặt công tác: hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cơ sở vật chất (nhà đất, tài sản), y tế, quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy, trật tự an toàn cơ quan; bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc chung cho hoạt động của Lãnh đạo Viện Hàn lâm, các đơn vị giúp việc chủ tịch Viện và khối văn phòng Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên Viện Hàn lâm (sau đây gọi tắt là cơ quan Viện Hàn lâm); làm đầu mối duy trì quan hệ công tác với các cơ quan cấp trên, các Bộ, ngành, địa phương và các cơ quan khác; bảo đảm thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Viện; tổ chức hoặc tham gia các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo quy định của pháp luật; chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III và chủ đầu tư dự án do Chủ tịch Viện quyết định.
2. Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch; được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng theo quy định của pháp luật.
3. Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tên giao dịch bằng tiếng Anh là: Administration Office of Vietnam Academy of Social Sciences.
Nhiệm vụ, quyền hạn:
1. Tham mưu cho Chủ tịch Viện trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm theo Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày 26/12/2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam và các lĩnh vực được phân công tại Quyết định này.
2. Tổng hợp, xây dựng, trình Chủ tịch Viện phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác của Viện Hàn lâm, của Lãnh đạo Viện; kiến nghị Chủ tịch Viện những nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo thực hiện và giúp việc Chủ tịch Viện trong công tác chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ở các đơn vị theo các lĩnh vực được phân công.
3. Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý và điều hành các hoạt động của Lãnh đạo Viện Hàn lâm và các đơn vị trực thuộc.
4. Chủ trì hoặc phối hợp tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch, đề án, dự thảo các văn bản quản lý của Viện Hàn lâm theo sự phân công của Chủ tịch Viện.
Tổ chức việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Chủ tịch Viện trong toàn Viện Hàn lâm theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; biên tập, rà soát về mặt pháp lý, thể thức và thủ tục đối với các văn bản quy phạm do các đơn vị soạn thảo trước khi trình Chủ tịch Viện xem xét, ban hành; góp ý kiến cho dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước gửi đến.
5. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện công tác tổng hợp, sơ kết, tổng kết, chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về thực hiện nhiệm vụ của Viện Hàn lâm theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.
6. Quản lý và tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc và bảo mật thông tin, tài liệu của cơ quan Viện Hàn lâm theo các quy định hiện hành của Nhà nước và của Viện Hàn lâm; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật thông tin, tài liệu của các đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm. Thực hiện công tác cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin theo phân công của Chủ tich Viện. Phối hợp với Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hoạt động của Viện Hàn lâm theo yêu cầu mới của công tác xây dựng chính phủ điện tử.
7. Chủ trì tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp Viện Hàn lâm, các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của Lãnh đạo Viện, thông báo kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện.
8. Thực hiện công tác xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn tại các trụ sở do Văn phòng được giao quản lý; mua sắm tài sản phục vụ hoạt động của cơ quan Viện Hàn lâm; thực hiện một số nhiệm vụ về xây dựng cơ bản theo phân công của Chủ tịch Viện, các quy định hiện hành của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.
9. Thực hiện nhiệm vụ Chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III, bảo đảm sử dụng và quản lý theo quy định mọi nguồn kinh phí ngân sách nhà nước được giao, nguồn kinh phí dự án hợp tác với các địa phương, các tổ chức trong nước và ngoài nước và các nguồn kinh phí khác của Viện Hàn lâm giao cho Văn phòng quản lý.
10. Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản nhà, đất là trụ sở làm việc và các trang thiết bị phục vụ nghiên cứu dưới dạng hiện vật trong toàn Viện Hàn lâm theo phân công của Chủ tịch Viện, các quy định hiện hành của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.
11. Quản lý, bảo đảm phương tiện đi lại phục vụ yêu cầu công tác của cơ quan Viện Hàn lâm theo các quy định hiện hành của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.
12. Là cơ quan đầu mối tổ chức công tác vệ sinh phòng bệnh, chăm sóc sức khỏe ban đầu cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong toàn Viện Hàn lâm.
13. Thực hiện công tác bảo đảm trật tự, an toàn, kỷ luật, kỷ cương và văn hóa công sở tại trụ sở cơ quan do Văn phòng quản lý, thường trực công tác quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy của Viện Hàn lâm.
14. Quản lý công tác tổ chức, cán bộ, lao động và thi đua khen thưởng của Văn phòng theo sự phân cấp của Chủ tịch Viện.
Chủ trì, phối hợp với Ban Tổ chức cán bộ thực hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (nếu có), giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc cơ quan Viện Hàn lâm.
15. Thực hiện các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo các quy định hiện hành của pháp luật và của Viện Hàn lâm.
16. Tổ chức tuyên truyền, quảng bá hình ảnh của Viện Hàn lâm; là cơ quan đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ công tác giữa Viện Hàn lâm và các cơ quan cấp trên, các Bộ, ngành, địa phương và các cơ quan khác.
17. Phối hợp đồng bộ với các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện với tư cách chủ trì hoặc thành viên phối hợp theo Quy chế chủ trì, phối hợp tổ chức và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện, bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý của Chủ tịch Viện kịp thời và có hiệu quả.
Văn phòng được yêu cầu các đơn vị thuộc Viện Hàn lâm cung cấp thông tin, số liệu, tài liệu cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao.
18. Quản lý, theo dõi, vận hành, kiểm tra, sửa chữa kịp thời các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động tại các trụ sở làm việc do Văn phòng quản lý.
19. Thực hiện những nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện giao
268/QĐ-KHXH
